ARIANI Jean-Philippe

La communication des feuilles de présence par le syndic

Auteur : Jean Philippe MARIANI
Publié le : 10/11/2020 10 novembre nov. 11 2020

Les feuilles de présence aux assemblées générales (AG), documents en apparence techniques, sont en réalité au cœur d’« enjeux de pouvoirs » au sein des copropriétés.

Elles constituent en effet, au-delà leur fonction première de contrôle de la régularité de l’AG, à la fois un outil de connaissance des adresses personnelles des copropriétaires et d’analyse des « alliances » (I) qui peuvent se jouer au sein de la copropriété.

Pour l’ensemble de ces raisons, les syndics se refusent parfois à remettre ce document et notamment, depuis 2018, s’appuient sur le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour justifier ce refus. Pourtant le cadre juridique est clair et il vient d’ailleurs de recevoir une confirmation significative par une réponse ministérielle en date du 1er octobre 2020 : ce règlement communautaire ne saurait faire échec à la communication des feuilles de présence par le syndic dès lors qu’elle répond à une obligation réglementaire qui lui incombe. Doit donc continuer à s'appliquer la jurisprudence, antérieure au RGPD, selon laquelle le syndic ne peut pas refuser de délivrer copie de la feuille de présence en arguant du respect de la vie privée (II).


I) Un document stratégique au cœur d’ « enjeux de pouvoirs » au sein des copropriétés

La feuille de présence constitue un document stratégique permettant, certes, de vérifier la régularité des AG et du vote des résolutions, mais aussi de contacter les copropriétaires non occupants et d’analyser les « jeux d’alliances » au sein de la copropriété.

A) Un outil de contrôle de la régularité de l’AG et du vote des résolutions

La feuille de présence doit, aux termes de l'article 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, indiquer les noms et domicile de chaque copropriétaire présent physiquement ou représenté, participant à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou un autre moyen de communication électronique, ou ayant voté par correspondance. Elle indique également pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose. Elle est émargée par chaque copropriétaire présent physiquement ou son mandataire, puis certifiée par le président de séance. Le procès-verbal des décisions précise quant à lui uniquement les noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés, abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant, en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 (copropriétaire ayant voté par correspondance en faveur d'une résolution qui a été amendée en cours d'assemblée générale). 

La feuille de présence permet d'identifier les copropriétaires présents ou représentés (Cour d'appel de Versailles, 4ème chambre, 31 mars 2014, n° 12/05325), de reconstituer, si besoin, le sens du vote de certains copropriétaires (Civ. 3ème, 11 juillet 2019, n° 18-18615) et par conséquent, de contrôler les résultats du vote figurant au procès-verbal ainsi que le nombre de tantièmes représentant la majorité des voix du syndicat. La communication de ce document est donc indispensable pour le copropriétaire qui souhaite vérifier que l'assemblée générale s'est tenue régulièrement (Civ. 3ème,  23 novembre 2017, n° 16-20311 ; Civ. 3ème, 30 septembre 2015, n° 14-19858) et exercer, le cas échéant, une action en contestation des décisions de l'assemblée générale, conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. C'est pourquoi, la jurisprudence considère que l'absence de production de la feuille de présence en elle-même est de nature à entraîner la nullité de l'assemblée générale (Civ. 3ème, 18 juin 2008, n° 07-14180). Ainsi, le défaut de communication d'une feuille de présence conforme aux prescriptions légales équivalant à son absence, l'assemblée générale doit être annulée (Civ. 3ème, 18 février 2014, n° 13-10307 ; Cour d'appel, Aix-en-Provence, 4e chambre A, 9 Novembre 2012 – n° 11/15729).

B) Un moyen d’indentification des copropriétaires 

Indépendamment de l’enjeu relatif à la régularité de l’assemblée générale, la feuille de présence permet aux copropriétaires d’accéder à des informations très précieuses en copropriété : elle révèle, en effet, les adresses des copropriétaires non occupants avec les tantièmes associés. Ce document permet donc à un copropriétaire de contacter les non-résidents qui peuvent représenter une part significative des tantièmes. La loi n’autorise pas le syndic à refuser une telle communication en se prévalant de l’expiration du délai accordé aux copropriétaires pour contester les décisions de l'assemblée générale (Cour de cassation - Troisième chambre civile, 28 février 2006 / n° 05-12.992). La feuille de présence peut donc être demandée au-delà de ce délai de contestation de deux mois, par exemple en vue de la préparation d’une assemblée générale.  

C) Un outil d’analyse des « jeux d’alliances » dans la copropriété

La feuille de présence constitue enfin un outil d’analyse des « jeux d’alliances » dans la copropriété. Elle renseigne en effet sur les pouvoirs qui ont été accordés par les copropriétaires à des mandataires, membres ou non du Syndicat. Tout copropriétaire peut même demander les pouvoirs (ou procurations) annexés à la feuille de présence (voir par exemple TGI Marseille, juge des réf., cab. 1, 23 févr. 2015, n° 14/05245 et CA Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662). 
Ces informations peuvent être importantes pour comprendre les luttes d’influence qui peuvent exister à l’occasion de certains votes dans les assemblées générales. La feuille de présence est aussi un « enjeu historique » dans la mesure où un copropriétaire peut demander la communication d’une feuille de présence ancienne s’il souhaite comprendre comment tel ou tel vote est intervenu par le passé, puisque, comme souvent, ce passé peut-être indispensable pour comprendre le présent.

Les enjeux autour de la feuille de présence sont donc essentiels en copropriété et les motivations des copropriétaires pour en obtenir communication peuvent être variées. En tout état de cause, aucune disposition du code de la copropriété n'autorise le syndic à apprécier l'utilité ou la légitimité de la communication demandée (Cour de cassation, chambre civile 3 du 18 décembre 2001, 00-14.110).


II) Un cadre juridique clair non remis en cause par le RGPD

A) Un cadre juridique clair 

Le syndic est chargé d’assurer la conservation et la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (art 18 de la loi du 10 juillet 1965 et art 33 du décret du 17 mars 1967, dispositions impératives d’ordre public). Il a l’obligation de délivrer à tout copropriétaire des copies des procès-verbaux et des annexes des assemblées générales. Or, la feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal, conformément aux dispositions du sixième alinéa de l'article 17 du décret précité. Tout copropriétaire peut donc en obtenir, y compris en référé, la communication sous astreinte (TGI Paris, réf., 9 mars 2017, n° 17/51492) 

B) Le RGPD

Parce qu’il s’agit d’un document essentiel, le décret de 1967 prévoit un droit d’accès sans justification comme indiqué supra. 

Mais, précisément, parce qu’il s’agit d’un document essentiel, les syndics rechignent parfois à le remettre aux copropriétaires, peut-être sous la pression du Conseil syndical : en particulier, il semble que certains syndics invoquent, depuis 2018, le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD).

Sur ce point, une réponse ministérielle apportée le 1er octobre 2020 à une question posée par le Sénateur Yves Détraigne est venue apporter une opportune confirmation. 

Le RGPD est le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. 

Ce règlement prévoit, en son article 6, qu’un traitement de données est licite, et ne nécessite donc pas le consentement préalable des personnes concernées, si « le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ».

Ces dispositions existaient déjà avant le RGPD et pour cause : la loi « informatique et liberté » a largement inspiré la rédaction du RGPD. Les anciens articles 7 et 38 de la loi « informatique et liberté » faisaient déjà référence aux « obligations légales » du responsable de traitement. Ces dispositions ont simplement été déplacées par la loi du n° 2018-493 20 juin 2018 aux articles 5 et 56 de la loi « informatique et libertés ». 

Ainsi, la loi « informatique et libertés » en vigueur prévoit : 
  • en son article 5, que le responsable de traitement n’a pas à recueillir le consentement des personnes lorsqu’il est soumis à une obligation légale ; 
  • en son article 56, que le droit d’opposition des personnes concernées par le traitement « ne s'applique pas lorsque le traitement répond à une obligation légale ». 
À titre surabondant, aucune disposition de la loi ELAN  ou de ses décrets d’application ne sont venus modifier, d’une quelconque façon, ce droit d’accès pour les copropriétaires. Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, postérieur au RGPD, a modifié de nombreux articles du décret de 1967, notamment les articles 14 et 17, sans restreindre le droit d’accès aux feuilles de présence.

Doit donc continuer à s’appliquer la jurisprudence antérieure au RGPD selon laquelle le syndic ne peut pas refuser de délivrer copie de la feuille de présence en arguant du respect de la vie privée (CA Chambéry, 1ère ch., 24 avr. 2008, SAS Urbania Tarentaise c/ SCI E. Edelweiss ; CA Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662  ; TGI Paris, réf., 9 mars 2017, n° 17/51492). Cette jurisprudence vient d’être confirmée par la Cour d’Appel d’Aix-en-Provence (CA Aix-en-Provence, ch. 1-2, 6 juin 2019, n° 18/07585) .

De même, le respect de la vie privée ne saurait justifier la communication d'une feuille de présence tronquée, toute clause contraire du règlement de copropriété devant être réputée non écrite (Cour d'appel de Paris, 21 mai 2014, n° 12/17364).

Enfin, cette feuille est émargée au cours de l’assemblée par tout copropriétaire présent ou par son mandataire ; il est constant qu’elle peut être « librement consultée durant l’assemblée » et « que chacun peut donc prendre connaissance du domicile des autres copropriétaires » (Cour d'appel de Paris, 1ère chambre, section A, 24 mars 1987, n° RG 86/13859 et TGI Paris, 8e ch. 1ère sect., 22 sept. 2009, n° 08/11131).  

En obtenant copie de la feuille de présence, un copropriétaire a ainsi connaissance d’une information à la disposition de tous les copropriétaires ou de leurs mandataires pendant l’assemblée ; le même raisonnement s’applique aux pouvoirs demandés.

La réponse du Ministère de la Justice est donc pleinement justifiée. 

Interrogée par les auteurs de cet article, la CNIL, gardienne et interprète du RGPD, a d’ailleurs confirmé cette position. Par ailleurs, l’Union des Syndicats de l'Immobilier (UNIS)  a également rappelé que le RGPD ne modifiait en rien les obligations du syndic en matière de communication des feuilles de présence : « le syndic doit délivrer la copie de la feuille de présence demandée par un copropriétaire, ce dernier n'étant pas tenu de motiver sa demande » (document en date du 13 septembre 2018 intitulé « l’application du RGPD aux syndics »). Elle rappelle également que l’arrêt précité de la Cour d’appel de Rennes du 6 juin 2013 est toujours applicable après l’entrée en vigueur du RGPD.
  • Pour l’ensemble de ces raisons, le RGPD ne saurait faire échec à l’établissement, à la conservation et à la communication des feuilles de présence dès lors que ces documents répondent à une obligation réglementaire qui incombe au syndic en application des articles 17 et 33 du décret précité de 1967. 

D’une certaine manière, les dispositions et décisions qui ont rendu effectif le droit d’accès aux feuilles de présence et à leurs annexes confirment que malgré ses spécificités, un syndicat de copropriétaires demeure une « démocratie », certes censitaire, à l’instar des sociétés civiles ou commerciales, où le droit de vote est proportionnel au capital (et ici aux tantièmes). Or, un système démocratique implique une liberté du vote mais aussi possibilité d’influer sur le vote, naturellement dans les limites de la légalité, par ce qui peut s’apparenter à une forme de « campagne électorale» : en l’absence d’agora et de média pouvant permettre la mise en œuvre d’une campagne publique, la communication de certaines données personnelles des copropriétaires doit donc être possible et le RGPD ne saurait y faire obstacle.

      
Jean Philippe MARIANI
AVOCAT
Spécialiste en Droit Immobilier
DU des Modes Amiables de Paris X Nanterre -     

Bruno LEHNISCH
Administrateur des assemblées parlementaires
Ancien directeur de projet 
au Défenseur des droits

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